Авансовый отчет — это первичный документ, который позволяет списать расходы подотчетных лиц (на командировку, хоз.нужды, представительские и иные виды расходов). Заполняет данный бланк подотчетное лицо не позднее 3-х дней с моменты возврата из командировки, либо не позднее 3-х дней с момента расходования полученных под отчет денежных средств.
Данная статья предлагает скачать бесплатно бланк авансового отчета (word). Также для примера мы заполнили данный бланк, скачать образец заполнения авансового отчета при командировке предлагаем внизу статьи.
Возможно, вам будет интересна статья — учет командировочных расходов.
Авансовый отчет имеет типовую форму АО-1. Данный бланк заполняется как работником бухгалтерии, так и самим подотчетным лицом. При выдаче наличных денег под отчет следует убедиться, что работник, получающий деньги включен в список подотчетных лиц, который утвержден приказом руководителя (скачать образец приказа о подотчетных лицах), а также по всем ранее выданным суммам он уже отчитался. Только в этом случае допускается выдать ему денежную сумму. Выдача денег в подотчет выполняется на основании письменного заявления работника, образец которого можно скачать здесь.
При выдаче денег работнику выдается авансовый отчет, который работник впоследствии обязан заполнить и сдать в бухгалтерию.
Образец заполнения авансового отчета форма АО-1
Рассмотрим порядок заполнения авансового отчета при выдаче денег работнику на хозяйственные нужды.
В бланке АО-1 нужно указать название организации, ФИО подотчетного лица, его табельный номер, название подразделения, его должность, а также назначение аванса (на хозяйственные нужды).
Далее авансовый отчет выдается работнику для заполнения. Когда подотчетным лицом будет израсходована сумма аванса по назначению, необходимо заполнить оборотную сторону бланка АО-1. Для заполнения потребуются оправдательные документы, которые необходимо собирать для подтверждения расходов.
На оборотной стороне бланка авансового отчета следует указать:
- порядковый номер записи;
- номер и дата документа, подтверждающего расходы;
- наименование этого документа;
- сумма расхода по документу;
- заполненные данные закрепляются подписью подотчетного лица.
После этого форма АО-1 передается в бухгалтерию, ответственный работник которой проверяет заполнение и вносит следующие сведения на лицевой стороне:
- сумма полученного аванса;
- израсходованная сумма;
- остаток или перерасход (если есть);
- бухгалтерская запись — проводка, отражающая списание израсходованных денег, также указывается соответствующая сумма.
Внизу бухгалтер прописывает сумму, которая израсходована подотчетным лицом прописью и цифрами. Ставятся подписи главного бухгалтера и бухгалтера, проверившего авансовый отчет.
Если у подотчетного лица остались деньги, они вносятся на основании приходного кассового ордера, если ему не хватило денег, то сумма перерасхода выдается ему на основании расходного кассового ордера. Об этом делается запись внизу лицевой стороны бланка авансового отчета.
Также следует заполнить расписку к авансовому отчету, заполняет ее бухгалтер, принявший отчет у работника. Расписка отрезается по линии и передается работнику, для него она будет служить доказательством того, что он отчитался перед организаций о полученном авансе.
Пример оформления
Авансовый отчет бланк скачать бесплатно word — ссылка.
Авансовый отчет образец заполнения АО-1 — скачать бесплатно.