Согласно приказу Правительства Российской Федерации № 749 от 2008 года осуществляется документальное оформление, которое требуется при направлении в служебную поездку сотрудника предприятия (командировка).
Зимой 2015 года руководством страны было принято весомое упрощение в правилах ведения документации для командировок.
До принятия поправок руководителю, чтобы отправить служащего в командировку, требовалось оформить служебный документ, где фиксировалось место, назначение и количество времени на командировку (служебное задание). Также составлялся приказ на сотрудника, отправляющегося в поездку. Проводилась выдача свидетельства, где отмечалось время приезда в нужное место и отъезд (командировочное удостоверение).
Каждое передвижение командировочного отмечалось в документации. По прибытию из командировки работник письменно составлял отчет по выполненному заданию и выписку по всем денежным затратам. К отчетным документам прилагались обоснованные дополнения. Благодаря изменению закона об оформлении командировок, в нынешнем году эта схема упрощена.
Как оформляется зарубежная командировка за пределы РФ — читайте здесь.
Когда вступило в действие поправка законодательного документа Правительства России 2014 года № 1595, уменьшилось количество сопроводительных бумаг. Поэтому процедура документального сопровождения командировок отныне делается намного быстрее. В результате произошла отмена удостоверения для командировки, отчета о поездке и составлении служебного задания. Это уменьшило работу в отделе кадров, но в бухгалтерском отчете должно быть документальное подтверждение использованных финансов.
Также советуем прочитать статью — командировочные расходы и их учет в бухгалтерии.
Проведение документов для командировки в 2016 году
Документальная регистрация командировки обязательно начинается с составления приказа о назначении откомандирования. В данном документе указывается цель данной поездки.
Применение свидетельства для командировок, составление отчета и задания в этом году делается на усмотрение руководства. Когда предприятие ведет документирование по прежнему порядку, то это должно закрепляться в отдельном акте.
Оформление приказа на командировку
При составлении бумаг о командировке применяется форма приказа № Т-9. Также руководитель может применить собственный тип документа необходимый в поездку. В приказе должно обязательно указываться:
- название организации
- вид документа и дата издания
- данные специалиста и должность
- пункт прибытия
- начало и завершение командировки
- задача поездки
- предприятие финансирующее затраты
Документ заверяется руководством данного предприятия.
Скачать бланк и образец приказа о направлении в командировку.
Согласно принятому постановлению Правительства РФ, ведение журнала учета командированных является необязательным.
Документы, подтверждающие расходы
Временной промежуток командировки подтверждается проездными документами, которые предоставляет сотрудник после поездки. Когда такие бумаги отсутствуют, реальное время пребывания служащего в командировке можно подтвердить договором аренды жилплощади.
Если сотрудник находился в гостинице, то доказательством есть талоны об оплате за номер. Когда нет таких документов, составляется служебная записка, в которой принимающая сторона подтверждает срок пребывания командированного.
При назначении служащего в поездку составляется приказ, выдается часть денег на жилье, дорогу и другие траты. В табеле формы № Т-12 и Т-13 отмечается командировка специалиста путем постановки буквенного кода К.
По приезду сотрудник в течение 3 дней должен представить авансовый отчет по предоплате с прилагающими документами по всем расходам. Если служащий использовал свой автомобиль, составляется служебная записка.
Ведение авансового отчета в 2016 году осталось неизменным, так как это единственный документ, с помощью которого делается выплата по растратам командировки.
Оплата поездки для частных предприятий осуществляется согласно локальному нормативному акту.
Для государственных и муниципальных организаций размер и распределение выплат производится по постановлению Правительства РФ № 729.
Благодаря изменениям документальное оформление командировки стало более упрощенным.