Командировка в пределах территории Российской Федерации должны быть оформлена документально надлежащим образом. Кроме того, командировочные расходы должны быть правильно отражены в учете организации.
О документальном оформлении командировки было написано в этой статье. Обязательными к оформлению являются приказ о направлении в командировку, а также авансовый отчет работника о потраченных средствах. Кроме того, вернувшись из служебной поездки, работник должен предъявить документы, подтверждающие произведенные траты.
Оформление служебного задания, командировочного удостоверения не является обязательным в настоящее время.
Как учитываются расходы на заграничные командировки — читайте здесь.
Учет расходов
Командировочные расходы включают в себя:
- суточные;
- затраты на транспорт;
- затраты на проживание;
- питание;
- прочие дополнительные расходы, связанные с командировкой.
Данные расходы покрываются денежными средствами, которые выдает организация работодателя работнику при выезде из постоянного места работы. Деньги могут быть выданы наличными из кассы на основании заявления о выдаче денег в подотчет либо перечислены на счет работника. При этом работник должен быть включен в перечень подотчетных лиц, утвержденных приказом руководителя, и за ним не должны числиться долги по ранее выданным суммам.
Вернувшись из командировки, работник должен в течение трех дней отчитаться перед бухгалтерией организации, предоставив отчет о произведенных командировочных расходов. Для этой цели применяется авансовый отчет, в котором указывается выданная сумма и произведенные расходы. Если деньги остались, то их следует сдать в кассу, если же, напротив, работник потратил сверх полученной суммы, то недостающие средства выдаются из кассы.
Для того чтобы бухгалтерия могла списать командировочные расходы и учесть их при расчете налога на прибыль, следует получить от командировочного подтверждающие документы.
Читайте также — бухгалтерский и налоговый учет представительских расходов.
Суточные
В связи с тем, что работник находится вне своего дома и имеет расходы, связанные с питанием, проживанием, обслуживанием себя, ему выдаются, так называемые, суточные, который представляют собой определенную денежную сумму фиксированной величины.
Размер суточных определяется самой организации, российское законодательство не ограничивает в этом вопросе работодателей. Единственная оговорка — сумма суточных в пределах 700 руб. не облагается подоходным налогом. Если в организации принято решение выплачивать работникам, направляемым в служебные поездки суточные сверх 700 руб., то сумма, превышающая эту величину, подлежит налогообложению.
Данное ограничение действует в отношении суточных, выплачиваемых при поездке по РФ. Если работник отправляется в зарубежную командировку, то налогом не облагается величина, равная 2500 руб.
Организация должна своим внутренним локальным актом определить сумму суточных, которые будут выплачиваться работнику, направляемому в командировку по РФ, за каждый день нахождения в ней.
Продолжительность командировки
Суточные платятся за каждый день командировки, при этом первым днем считается тот, в который работник выезжает из своего постоянного места работы, последний день — день возвращения в место нахождения постоянной работы. Например, если сотрудник выезжает в командировку 8 апреля 2016 года и приезжает обратно 10 апреля, то считается, что поездка длилась 3 дня, и суточные должны быть выплачена за 3 дня.
При этом не важно, во сколько работник выезжает и приезжает. Даже в случае, если время выезда составляет 11 часов вечера, а время приезда 3 часа утра, эти дни должны быть оплачены.
Количество дней командировки ранее определялось по командировочному удостоверению, при его отмене появилась необходимость в получении дополнительных документов, подтверждающих время нахождения в поездке — это может быть билет на поезд, самолет, автобус, документ из места проживания, а также иные документы.
Несмотря на то, что максимальный и минимальный размер суточных не ограничивается, работодателя, как правило, используют указанные 700 руб. в качестве оплаты за каждые сутки командировки.
Проживание
Расходы на проживание в месте командировки должны быть оплачены работодателем, при этом обязательно должны быть документы, которые смогут подтвердить эти расходы — чек, квитанция, акт, счет-фактура, выданные в гостинице, договор об аренде помещения (если жилье снимается). Об особенностях аренды жилья для сотрудников организации, отправляемых в командировку, читайте в статье — Договор аренды квартиры.
В случае бронирования гостиничного номера, возможна дополнительная оплата этой услуги, расходы на бронь также могут быть учтены в качестве командировочных расходов при наличии документа, подтверждающего эти траты.
Транспортные
Работодателем оплачивается стоимость проезда до места командировки, а также обратно. Кроме того, должен оплачиваться проезд в месте исполнения служебных обязанностей. Подтверждающими документами выступают — чеки, билеты, договор об аренде автомобиля, проездные документы.
Учет командировочных расходов в бухгалтерии
В бухгалтерском учете бухгалтер на основании предоставленных работником документов выполняет записи о списании затрат в расходы организации.
Проводки по учету командировочных расходов:
- Д71 К50 — выданы денежные средства на командировку;
- Д 50 К71 — возврат неизрасходованной суммы;
- Д71 К50 — доплата суммы, израсходованной сверх выданного ранее аванса;
- Д44 (20, 23, 25, 26, 29) К71 — списаны расходы в случае, если командировка связана с основным видом деятельности организации;
- Д08 К71 — списаны расходы на командировку, в случае если основная ее цель — это приобретение основного средства;
- Д10 К71 — списаны расходы на приобретение материальных ценностей;
- Д91/2 К71 — расходы по командировке, носящей культурно-развлекательный характер;
- Д28 К71 — если основная цель поездки — это исправление бракованной продукции.
Если командируемый потратил полученный аванс на командировочные расходы на свои нужды, то эти средства не могут быть учтены организацией и могут быть удержаны из заработной платы работника, в этом случае выполняется проводки Д70 К71.