При приеме нового работника обязательно заполняется на него личная карточка, в которой отражаются все события его трудовой деятельности. Что касается личных дел, то их ведение не является обязательным и применяется каждой конкретной организацией на свое усмотрение.
Некоторые работодателя заводят личное дело на каждого работника, другие — только на руководящий состав. В личное дело включают все документы, которые каким-либо образом связаны с его личностью и трудовой деятельностью. В локальным нормативных актах должно быть указано, на кого следует заводить личные дела. Для госслужащих ведение личных является обязательным независимо от должности.
По сути дела, личное дело — это папка, в которой обобщается вся информация о работнике, это очень удобно и позволяет в кратчайшие сроки получить необходимые сведения о работнике.
Ведение личных дел поручается кадровому специалисту, в должностных обязанностях которого прописана данная функция. Если на сотрудника следует завести личное дело, то сделать это нужно в течение недели с момента приема на работу. Для этого берется обычная папка, на обложке которой пишется ФИО и должность работника, дата заведения личного дела, присваивается индивидуальный номер дела.
Состав личного дела
В папку личного дела следует вложить опись, в которой будут перечислены все документы, хранящиеся в личном деле, что очень удобно в случае, когда нужно найти тот или иной документ.
Среди документов, которые включают в состав личного дела значатся:
- автобиография;
- анкета соискателя на прием на работу;
- личная карточка по форме Т-2;
- копии всех документов, предоставленных сотрудником при приеме на работу;
- медицинская справка о состоянии здоровья, если проходился медосмотр;
- документы, подтверждающие право на льготы и стандартные вычеты по НДФЛ;
- допуск к работе при необходимости;
- все соглашения и договора, заключенные с работником (трудовой, о полной материальной ответственности, о неразглашении коммерческой тайны);
- приказы, касающиеся работника (о приеме на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, о взысканиях и поощрениях и др.);
- все заявления, которые пишется работник.
Хранить личные дела нужно длительное время — 75 лет для всех сотрудников, кроме руководящего состава, для которого срок хранения не ограничивается. Так как срок хранения достаточно большой, то и условия для хранения должны быть обеспечены надлежащие. Должен поддерживаться нужный температурный режим, минимальная влажность, ограниченный доступ для широкого круга лиц — например, несгораемый шкаф или сейф с замком.