Согласие на обработку персональных данных сотрудника нужно в том случае, если они передаются третьей стороне или получаются от таковой. Также согласие должно быть получено, если нужны данные о политических или религиозных взглядах или состоянии здоровья, даже если речь идёт об использовании информации внутри компании.
В сущности работодатель в России имеет права спросить о том, к какой религии относит себя человек только после того, как будет иметь уверенность в том, что сотрудник в принципе не против того, что ему будет задан такой вопрос.
Что касается состояния здоровья, то нужно иметь в виду, что все должности, которые требуют обязательного медицинского освидетельствования перечислены в ТК РФ. Если по закону работник должен в определённый срок оказаться на медицинской комиссии, то в результате получается заключении его здоровья. Компания вправе хранить эти данные без дополнительного разрешения сотрудника, но не вправе передавать их в другие компании. К примеру, в случае его увольнения и устройства в штат другого предприятия никто не может предоставить данные туда не нарушив закона.
Форма согласия на обработку персональных данных работника
Все прописанные выше моменты регламентируются Законом «О персональных данных». Согласно этому документу, согласие может быть передано в электронном виде или в обычной письменной форме. Правда, если в виде какого-то электронного сообщения, то потребуется способ удостовериться в том, что отправил согласие именно конкретный человек, а это невозможно сделать без наличия у него официальной электронной подписи.
Кроме этого, закон требует, чтобы цель обработки персональных данных работника была определена заранее. Даже начальник отдела кадров «родного» завода не может интересоваться чем-либо просто так. К примеру, при переводе с одной должности на другую может быть обработанной информация об образовании. Но это же нельзя сделать, если просто не понравилась речь сотрудника на очередном выступлении собрания трудового коллектива.
Какого-то специальной формы согласия нет. Просто оно должно содержать определённые реквизиты. Это фамилия, имя и отчество, данные о лице с которым заключен трудовой договор, список подлежащих обработке сведений, полные данные о третьем лице, если информация передаётся за стены компании. В этом же согласии указывается срок его актуальности и ставится подпись. Давшее согласие лицо имеет право отозвать его в любой момент.
Скачать пример заявления
Скачать образец заявления о согласии на обработку персональных данных — ссылка.
Следует учитывать, что в некоторых случаях работодатель не просто может, но обязан информировать о чём-то всех. Так, медицинские учреждения обязаны ставить в известность граждан об уровне квалификации своих сотрудников. По этой причине на сайте заведения может находиться информация о дипломах врачей.