Представительские расходы в своей сущности являются разновидностью финансовых фактических затрат, основанных непосредственно на приеме, а также обслуживании представителей различных компаний и предприятий, участвующих в процессе переговоров для того, чтобы установить или поддерживать обоюдное деловое функционирование, лиц, прибывших для заседания в совете директоров или другого органа руководства.
К категории представительских расходов нужно отнести следующие виды затрат:
- Процедура проведения приема в отношении лиц официально приглашенных. В частности это может быть завтрак, обед, а также мероприятие схожей разновидности
- Обеспечение транспортного вида доставки всех приглашенных лиц на место, где должно быть проведено мероприятие или заседание органа руководства и обратно
- Обслуживание буфета в момент процедуры ведения переговоров.
Расходные средства представительского типа должны быть подтверждены посредством документов, а также учтены в отношении налогового и бухгалтерского учета.
Читайте также:
Документы для учета представительских расходов
Необходимо указать, что документами, на осуществление представительских затрат, являются:
- Документация первичного вида, характеризующая покупку товаров;
- Отчетный лист, составленный после осуществления мероприятия, отражающий представительские расходы. В частности в данном документарном элементе должны быть отражены сведения:
— Дата и местоположение, в котором проводится мероприятие представительского вида;
— Список всех участников;
— Суммарный показатель финансовых затрат, при осуществлении данного мероприятия;
— Итоговая составляющая мероприятия, в которой может быть отражено заключение всевозможных соглашений и договоров, разработка плановой составляющей дальнейшего совместного развития или сотрудничества или установление отношений имеющих доверительный характер.
- Приказ, изданный руководителем о проведении мероприятия представительского характера, в котором обязательно должна быть отражена его цель и назначены лица, за него полностью отвечающие
- Расходная смета, в которой установлен исчерпывающий перечень всех представительских расходов на осуществление проведения данного мероприятия и их максимальная величина.
Налоговый учет
Для того, чтобы произвести процедуру учета представительских расходов при налогообложении, они в обязательном порядке должны быть нормированы, в связи с чем включаются в совокупный состав других расходов, которые в своем суммарном показателе не превышают четырех процентов от суммы расходов, направленных на трудовую оплату за период налогообложения, когда проводилось данное мероприятие.
С последующим увеличением затрат на трудовую оплату также увеличивается нормативная величина для принятия представительских расходов в целях налогового учета. Исходя из этого, если определенная часть представительских расходов, затраченная в одном квартале, в своей сущности значительно превысила нормативные показатели и не была принята к налоговому учету, то в следующих периодах в течение одного года она учитывается при полном расчете базы налогового типа.
В статье 264 Налогового кодекса РФ указано, какие расходы можно учесть в качестве представительских и списать их при расчете налога на прибыль. Данный перечень закрытый и на него следует ориентироваться всем налогоплательщикам.
Если организация не может подтвердить представительские расходы документами, то учесть их при налогообложении не возможно.
Бухгалтерский учет и проводки
В структуре бухгалтерского учета расходы никогда не оформляются путем нормирования (как в налоговом учете), фиксируясь всегда в суммарном объеме. Затратные показатели на рассматриваемые мероприятия находят отражение в расходном комплексе общего хозяйства, с учетом основной специфики профессиональной деятельности определенной компании или организации, корреспондентской составляющей счетов учета различных расчетов или ценностей материального характера.
Представительские расходы относят к затратам по основной деятельности предприятия, а потому они списываются либо на счет 44 (для торговых предприятий), либо на счет 26 (для производственных).
Проводки по учету представительских расходов производственных предприятием:
- Д71 К50 — выдача наличных денежных средств подотчетному лицу на представительские расходы;
- Д26 К71 — учтены расходы, осуществленные подотчетным лицом;
- Д26 К60 или 76 — учтены расходы на услуги сторонних организаций;
- Д20 или 90/2 К26 — списание представительских расходов.
Бухгалтерский счет, на который будут списаны затраты с 26 счета, зависит от того, каким образом в организации списываются управленческие расходы.
Проводки по учету представительских затрат торговых предприятий:
- Д44 К71, 60, 76 — учтены расходы на представительские мероприятия, произведенные торговым предприятием;
- Д90/2 К44 — данные затраты включены в себестоимость реализуемого товара.