Заграничные командировки — оформления и учет расходов



Российская Федерация налаживает партнёрские отношения в различных областях практически по всему миру. Многие строительные и торговые фирмы гиганты имеют офисы не только в нашей стране, но и за границей. Как правильно оформить выезд сотрудника за пределы нашей страны? Какие документы необходимы для учета командировочных расходов в зарубежной поездке?

Документальное оформление зарубежной командировки

Нормативным документом, регламентирующим правила направления и документального оформления расходов на служебные поездки, является «Положение об особенностях направления сотрудников в служебные командировки». В зависимости от вида деятельности каждая конкретно взятая организация вносит в Положение необходимые дополнения и изменения.

Для направления служащего в заграничную командировку за пределы РФ необходимо оформить следующие документы:

  • Приказ по форме Т-9 или же Т-9а — скачать бланк и образец;
  • Служебное задание по форме Т-10а и командировочное удостоверение, которое требуется только при выезде сотрудника в те страны СНГ, которые имеют межправительственные договорённости об отсутствии необходимости на пограничном контроле ставить отметку о пересечении границы. В остальных случаях оформление командировочного удостоверения не обязательно.

После возвращения из заграничной командировки работник должен приложить к авансовому отчету цветную копию той страницы паспорта, где есть отметка о прохождении пограничного контроля. Именно по датам в данном штампе определяется истинный срок нахождения сотрудника в заграничной поездке.

Форма самой командировки утверждена постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 года.

Какие документы оформляются при командировке в пределах территории РФ можно прочитать здесь.

Учет расходов на зарубежную командировку

Согласно Трудовому Кодексу РФ ст. 168 сотруднику, который направляется в заграничную командировку, должны быть возмещены следующие расходы:

  • Затраты на проезд в обе стороны;
  • Стоимость найма жилого помещения за границей;
  • Дополнительные затраты на проживание (суточные расходы);
  • Иные траты, осуществлённые сотрудником по инициативе организации работодателя.

Размер и порядок возмещения командировочных расходов оговариваются в коллективном договоре или локальном нормативном акте предприятия.

Сотруднику, направляемому в командировку за границу дополнительно могут быть возмещены :

  • Затраты понесённые при оформлении загранпаспорта или визы;
  • Расходы по провозу багажа;
  • Расходы, связанные с оформлением страховки.

Возмещение дополнительных расходов производится только после предоставления оправдательных документов.

Читайте также — бухгалтерский и налоговый учет представительских расходов.

 Учет и оплата суточных расходов



Суточные расходы, понесённые в пути к месту назначения и обратно, оплачиваются согласно нормам, оговоренным в локальных актах предприятия следующим образом:

  • В случаи проездки внутри РФ — согласно размерам, установленным для местных командировок (подробности здесь);
  • При осуществлении проезда по внутренней территории зарубежного государства – в тех размерах, которые установлены для командировок в конкретном иностранном государстве (максимальная и минимальная величина суточных при заграничной командировке законодательством РФ не ограничивается, однако в пределах 3500 руб. не облагается налогом).

 Порядок авансирования командировочных расходов в валюте

Согласно « Положению об особенностях направления сотрудников в служебные командировки» п. 16 возмещение понесённых расходов сотрудника во время заграничной командировки, включая выплаченный аванс в иностранной валюте, производится согласно Федеральному закону «О регулировании валютного обращения и осуществлении валютного контроля».

Согласно данного нормативного документа к допустимым можно отнести следующие валютные операции:

  • Связанные с оплатой и возмещением расходов физических лиц, понесённых по причине служебной заграничной командировки за пределы российского государства;
  • На погашение неизрасходованной суммы аванса, который был выдан перед отправкой в зарубежную служебную командировку.

Выдача аванса на заграничную командировку в рублях

Предприятие имеет право предоставить сотруднику аванс в виде наличных денежных средств в рублёвом эквиваленте для того, чтобы тот смог самостоятельно купить иностранную валюту в любом банке как обыкновенное физическое лицо.

Помимо этого, организация работодатель может перевести необходимую сумму на счёт сотрудника или же на корпоративную карту организации для пользования ею в заграничной поездке.

Для того, чтобы отчитаться о расходах, понесённых в зарубежной поездке, сотруднику необходимо приложить к отчёту следующие документы:

  • Копию тех страниц паспорта, где есть отметка о пересечении российской границы;
  • Командировочное удостоверение;
  • Документы, подтверждающие факт найма жилого помещения;
  • Документы о понесённых расходах в заграничной поездке;
  • Справки из банка о приобретении валюты.

Авансовый отчёт вместе с приложенными документами подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и передаётся на оплату в отдел бухгалтерского учёта.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

© 2017 Работа и Закон ·  Дизайн и техподдержка: Goodwinpress.ru