Российская Федерация налаживает партнёрские отношения в различных областях практически по всему миру. Многие строительные и торговые фирмы гиганты имеют офисы не только в нашей стране, но и за границей. Как правильно оформить выезд сотрудника за пределы нашей страны? Какие документы необходимы для учета командировочных расходов в зарубежной поездке?
Документальное оформление зарубежной командировки
Нормативным документом, регламентирующим правила направления и документального оформления расходов на служебные поездки, является «Положение об особенностях направления сотрудников в служебные командировки». В зависимости от вида деятельности каждая конкретно взятая организация вносит в Положение необходимые дополнения и изменения.
Для направления служащего в заграничную командировку за пределы РФ необходимо оформить следующие документы:
- Приказ по форме Т-9 или же Т-9а — скачать бланк и образец;
- Служебное задание поформе Т-10а и командировочное удостоверение, которое требуется только при выезде сотрудника в те страны СНГ, которые имеют межправительственные договорённости об отсутствии необходимости на пограничном контроле ставить отметку о пересечении границы. В остальных случаях оформление командировочного удостоверения не обязательно.
После возвращения из заграничной командировки работник должен приложить к авансовому отчету цветную копию той страницы паспорта, где есть отметка о прохождении пограничного контроля. Именно по датам в данном штампе определяется истинный срок нахождения сотрудника в заграничной поездке.
Форма самой командировки утверждена постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 года.
Какие документы оформляются при командировке в пределах территории РФ можно прочитать здесь.
Учет расходов на зарубежную командировку
Согласно Трудовому Кодексу РФ ст. 168 сотруднику, который направляется в заграничную командировку, должны быть возмещены следующие расходы:
- Затраты на проезд в обе стороны;
- Стоимость найма жилого помещения за границей;
- Дополнительные затраты на проживание (суточные расходы);
- Иные траты, осуществлённые сотрудником по инициативе организации работодателя.
Размер и порядок возмещения командировочных расходов оговариваются в коллективном договоре или локальном нормативном акте предприятия.
Сотруднику, направляемому в командировку за границу дополнительно могут быть возмещены :
- Затраты понесённые при оформлении загранпаспорта или визы;
- Расходы по провозу багажа;
- Расходы, связанные с оформлением страховки.
Возмещение дополнительных расходов производится только после предоставления оправдательных документов.
Читайте также — бухгалтерский и налоговый учет представительских расходов.
Учет и оплата суточных расходов
Суточные расходы, понесённые в пути к месту назначения и обратно, оплачиваются согласно нормам, оговоренным в локальных актах предприятия следующим образом:
- В случаи проездки внутри РФ — согласно размерам, установленным для местных командировок (подробности здесь);
- При осуществлении проезда по внутренней территории зарубежного государства – в тех размерах, которые установлены для командировок в конкретном иностранном государстве (максимальная и минимальная величина суточных при заграничной командировке законодательством РФ не ограничивается, однако в пределах 3500 руб. не облагается налогом).
Порядок авансирования командировочных расходов в валюте
Согласно « Положению об особенностях направления сотрудников в служебные командировки» п. 16 возмещение понесённых расходов сотрудника во время заграничной командировки, включая выплаченный аванс в иностранной валюте, производится согласно Федеральному закону «О регулировании валютного обращения и осуществлении валютного контроля».
Согласно данного нормативного документа к допустимым можно отнести следующие валютные операции:
- Связанные с оплатой и возмещением расходов физических лиц, понесённых по причине служебной заграничной командировки за пределы российского государства;
- На погашение неизрасходованной суммы аванса, который был выдан перед отправкой в зарубежную служебную командировку.
Выдача аванса на заграничную командировку в рублях
Предприятие имеет право предоставить сотруднику аванс в виде наличных денежных средств в рублёвом эквиваленте для того, чтобы тот смог самостоятельно купить иностранную валюту в любом банке как обыкновенное физическое лицо.
Помимо этого, организация работодатель может перевести необходимую сумму на счёт сотрудника или же на корпоративную карту организации для пользования ею в заграничной поездке.
Для того, чтобы отчитаться о расходах, понесённых в зарубежной поездке, сотруднику необходимо приложить к отчёту следующие документы:
- Копию тех страниц паспорта, где есть отметка о пересечении российской границы;
- Командировочное удостоверение;
- Документы, подтверждающие факт найма жилого помещения;
- Документы о понесённых расходах в заграничной поездке;
- Справки из банка о приобретении валюты.
Авансовый отчёт вместе с приложенными документами подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и передаётся на оплату в отдел бухгалтерского учёта.