Правильно организация документооборота в компании заключается не только в корректном оформлении документов, но и в грамотном их учете. Для этих целей применяются специальные регистрационные формы. В частности отдельный журнал регистрации может быть предусмотрен для приказов по личному составу.
Образец журнала учета приказов по личному составу можно скачать бесплатно внизу статьи. Форму можно менять на свое усмотрение, типовой бланк для целей учета составляемых распорядительных кадровых документов не предусмотрен.
Как правило, однородные документы подлежат регистрации в одном сводном документе. Например, документы распорядительного характера могут регистрироваться в одном журнале регистрации. Более того, приказы могут разбиваться по личному составу и по основной деятельности. Данное разбиение уместно для большей компании с большим штатом сотрудником и значительным документооборотом.
Что относится к приказам по личному составу?
К ним можно отнести распоряжения и приказы руководителя, касающиеся персонала — о предоставлении отпуска, о приеме на работу и увольнении, о дисциплинарных наказаниях и поощрениях, о переводе и прочие.
Подобный распорядительные бумаги могут составляться как с использованием унифицированных бланков Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 и т.д., так и без применения. Во втором случае формируются приказы в свободной форме. Как правило, если типовой бланк есть, то он и используется для оформления. Это связано с удобством использования унифицированных форм, они содержат необходимые реквизиты, не получится ошибиться в составлении документа, что так важно в отношении трудовых взаимоотношений с персоналом. Если приказ по личному составу составляется в свободной форме, то в нем должны быть указаны все необходимые реквизиты.
Любой составленный распорядительный документ по личному составу должен быть зарегистрирован. Процедура регистрации производится с применением специального журнала. В свою очередь, для составления приказа требуется документальное обоснование, если речь идет о документах по личному составу, то это может быть заявление от работника, докладная или служебная записка, письмо, трудовое соглашение или иной документ.
Процесс оформления и регистрации, как правило, возлагается на сотрудника кадровой службы с привлечением руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, в отношении которого составляется приказ. Каждый изданный распорядительный документ должен быть занесен в журнал или книгу учета распоряжений по личному составу.
Регистрации подлежат не только приказы, но и другие документы. Например, для трудовых книжек предусмотрена книга учета, образец которой можно скачать здесь. Все платежные ведомости регистрируются в форме Т-53а. Трудовые договора могут регистрироваться в таком журнале.
Вопрос: Обязательно ли вести журнал учета для приказов по кадрам?
Ответ: Нет, журнал не обязателен, можно его не вести. Однако с ним удобнее обобщать и систематизировать информацию, проще проводить нумерацию, следить за исполнением, быстрее осуществлять поиск нужного документа.
Ведение журнала особенно актуально в крупных организациях с большим штатом сотрудников, где издается большое число приказов по кадрам.
Вопрос: Можно ли вести журнал в электронном виде?
Ответ: Да, можно. Документ не относится к обязательным, а потому в каждой организации самостоятельно решается вопрос о форме ведения. Распечатывать в конце года журнал не нужно.
Образец заполнения журнала регистрации кадровых приказов
Требования к оформлению регистрационного документа:
- может вестись на бумаге или электронно;
- листы должны иметь порядковую нумерацию при бумажной форме;
- листы скрепляются шнуровкой в бумажной книге;
- на журнале должна стоять подпись директор компании, а также ее печать;
- заполнение производится ответственным сотрудником, обычно из отдел кадров;
- записи в журнал учета вносятся четко в соответствии с формулировками приказа по кадрам.
Как правильно заполнить
Бланк журнала состоит из обложки (титульного листа) и табличной части. На обложке приводятся основные сведения об организации и ответственном лице. В табличной части регистрируются утверждаемые приказы по личному составу.
При регистрации документ получает индивидуальный номер, который проставляется на самом бланке приказа. Номер может состоять из букв и цифр. Основное назначение букв — это определить тип данного бланка. Например, номер вида 123/О может означать, что это приказ о предоставлении отпуска за номером 123. Как правило, цифровая нумерация производится последовательно с начала года. Нумерацию удобно отслеживать, если все приказы по личному составу регистрируются в журнале учета.
Дата записи о регистрации также должна совпадать с датой, отраженной на распорядительном бланке.
В табличную часть также могут быть включены следующие графы:
- содержание документа;
- лицо, подписавшее приказ;
- ФИО и должность исполнителя;
- ФИО и должности лиц, которые должны ознакомиться с приказом;
- подразделение, куда передается приказ;
- ФИО, должность и подпись лица, принявшего документ;
- отметка об исполнении.
При необходимости графы могут добавляться, типовой формы данного журнала не разработано, поэтому организация может самостоятельно подобрать подходящий вариант оформления.
Примеры заполнения журнала регистрации:
В качестве примера рассмотрим ситуацию, когда работодатель в течение 2017 года последовательно оформляет следующие приказы:
- 20.02.2017 — о принятии на работу Иванова Ивана Ивановича специалистом в отдел коммерции;
- 28.02.2017 — о переводе Петрова Петра Петровича со склада в цех с должности кладовщик на оператора производственной линии;
- 10.03.2017 — об увольнении бухгалтера Назарова Назара Назаровича по собственному желанию.
Указанные три приказа являются по личному составу и подлежат регистрации в журнале, при этом сводный учетный документ может выглядеть так:
Как заполнить журнал при отмене приказа
Иногда требуется отменить ранее изданный распорядительный бланк. Например, работник увольняется на основании приказа об увольнении, после чего меняется решение и расторжение трудового договора отменяется. Как зарегистрировать этот факт в журнале учета?
Факт отмены должен производиться на основании приказа об отмене, который также должен быть зарегистрирован в сводном журнале. Поэтому в случае отмены необходимо после издания соответствующего распоряжения зарегистрировать новой строкой созданный отменяющий документ.
Образец заполнения журнала регистрации в этом случае выглядит так:
Пример оформления
Образец журнала регистрации приказов по личному составу в excel — скачать.
Образец журнала учета в word — скачать.